Regulamin projektu „Akcja Dyplomacja”

§

Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa rekrutację oraz przebieg projektu „Akcja Dyplomacja”.
  2. Organizatorem projektu jest Studenckie Koło Naukowe Spraw Zagranicznych w Szkole Głównej Handlowej (SKN SZ), dalej zwane Organizatorem.
  3. Projekt kierowany jest do wszystkich osób zainteresowanych współczesną polityką, stosunkami międzynarodowymi oraz przemianami społeczno-gospodarczymi świata.
  4. Celem projektu jest podnoszenie wiedzy uczestników w zakresie dyplomacji, rozwój przyjaznych stosunków z przedstawicielami wszystkich narodów, kształtowanie postaw otwartości, tolerancji i poszanowania praw człowieka oraz rozwój merytorycznej debaty
    i dialogu międzykulturowego.
  5. Udział w projekcie jest nieodpłatny. Organizator nie zwraca uczestnikom kosztów przez nich ponoszonych w związku z uczestnictwem w projekcie (przejazd, zakwaterowanie, wyżywienie).
  6. Gdy w regulaminie mowa jest o placówce dyplomatycznej, należy rozumieć przez to ambasadę lub inną instytucję, która uczestniczy w danej edycji projektu „Akcja Dyplomacja” poprzez organizację spotkania z uczestnikami.
  7. Uczestnictwo w projekcie oznacza wyrażenie zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie swojego wizerunku.
  8. Organizator może wystawić certyfikat uczestnictwa w projekcie po wizytach w placówkach dyplomatycznych, do których został przydzielony uczestnik i przekazać go w formie elektronicznej na wskazany adres mailowy uczestnika.
  9. Organizator nie wystawia uczestnikom usprawiedliwień, zwolnień z zajęć w związku z uczestnictwem w projekcie.

§2


Rekrutacja i inauguracja

  1. W rekrutacji może wziąć udział każda osoba pełnoletnia.
  2. Za przeprowadzenie rekrutacji odpowiada Organizator.
  3. O rekrutacji do kolejnej edycji Projektu Organizator informuje za pośrednictwem strony internetowej SKN SZ, strony internetowej projektu „Akcja Dyplomacja” oraz fanpage’u na Facebooku.
  4. Podstawą zakwalifikowania do projektu jest wypełnienie formularza rekrutacyjnego
    i udzielenie odpowiedzi na zawarte w nim pytania. Link do formularza umieszczany jest na fanpage’u i stronie internetowej projektu „Akcja Dyplomacja”.
  5. W odpowiedziach na pytania merytoryczne ocenie podlega wnikliwość i poziom merytoryczny analizy uczestnika, rozeznanie i wiedza w zakresie omawianych zagadnień, a także klarowność i spójność w przekazywaniu myśli oraz znajomość języka angielskiego.
  6. Organizator dokonuje oceny zgłoszeń oraz podejmuje decyzję w sprawie kwalifikacji osoby do projektu. Decyzja jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.
  7. O wyniku rekrutacji kandydatów informuje się niezwłocznie po zakończeniu drogą mailową. Informacja o ocenie formularza udzielana jest na prośbę kandydata.
  8. W wyjątkowych sytuacjach Organizator może podjąć decyzję o kwalifikacji do projektu dodatkowych osób. Są one informowane niezwłocznie, drogą mailową.
  9. Wraz z informacją o pozytywnym wyniku rekrutacji, Organizator przekazuje wszystkim zakwalifikowanym osobom zaproszenie na spotkanie inauguracyjne „Akcji  Dyplomacji”.
  10. Spotkanie inauguracyjne odbywa się przed rozpoczęciem spotkań w placówkach dyplomatycznych. Organizator wręcza zakwalifikowanym osobom materiały informacyjne i edukacyjne.
  11. Nieuczestniczenie w spotkaniu inauguracyjnym nie powoduje skreślenia z listy uczestników projektu. Osobom nieobecnym, na ich prośbę, przekazuje się materiały drogą mailową lub w inny sposób.

§3


Przydział uczestników do placówek

  1. Osoba zakwalifikowana do projektu jest zobowiązania do wyrażenia, w sposób ustalony przez Organizatora, swoich preferencji wyboru placówki dyplomatycznej.
  2. Organizator dokonuje przydziału osób do danej placówki dyplomatycznej, biorąc pod uwagę ich preferencje oraz ocenę formularza rekrutacyjnego.
  3. Uczestnik może być przydzielony do maksymalnie trzech placówek dyplomatycznych.
  4. Zamiana placówki dyplomatycznej po zakończeniu przydziału możliwa jest jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Decyzję w tej sprawie podejmuje Organizator na wniosek wnoszącej o zamianę osoby.  
  5. O wyniku przydziału uczestnicy informowani są niezwłocznie po jego dokonaniu drogą mailową.
  6. Uczestnik zobowiązany jest, pod rygorem skreślenia z listy uczestników spotkania, do potwierdzenia udziału w danym spotkaniu.

§4

Spotkanie w placówce dyplomatycznej

  1. Koordynator spotkania w danej placówce dyplomatycznej zobowiązany jest, z odpowiednim  wyprzedzeniem, poinformować uczestników o miejscu i czasie spotkania.
  2. Jeśli miejsce i czas spotkania nie są znane w chwili przydziału uczestników do placówek dyplomatycznych, koordynator informuje o tym fakcie uczestników, a stosowne informacje przekazuje tak szybko, jak to możliwe.
  3. Koordynator kontaktuje się z uczestnikami spotkania w danej placówce. Informuje ich o wszelkich istotnych kwestiach i udziela odpowiedzi na ich pytania.
  4. Uczestnik zobowiązany jest do stawienia się w określonym przez Koordynatora miejscu i czasie. Rezygnacja z udziału w spotkaniu możliwa jest do 3 dni przed jego terminem. W szczególnie uzasadnionych wypadkach, jeśli uczestnik nie może wziąć udziału w spotkaniu, może poinformować o tym fakcie Koordynatora później, ale przed rozpoczęciem spotkania.
  5. Uczestnik wchodzi do placówki dyplomatycznej tylko w obecności Koordynatora spotkania.  Spóźnienie uniemożliwia wzięcia udziału w spotkaniu.
  6. Osoby znajdujące się w placówce dyplomatycznej stosują się do poleceń jej personelu i Koordynatora.
  7. Koordynator odpowiada za przebieg spotkania. Dba o kulturę dyskusji i poszanowanie praw wszystkich jej uczestników.
  8. Uczestnik ma prawo, jeśli przewiduje to formuła spotkania, zabierać głos oraz zadawać pytania, stosując się do zasad grzeczności i szacunku.  
  9. Koordynator interweniuje w przypadku jakichkolwiek niestosownych zachowań uczestników spotkania oraz we wszelkich sytuacjach, które mogłyby godzić
    w interesy lub wizerunek Rzeczypospolitej Polskiej, SKN SZ lub projektu „Akcja Dyplomacja”.
  10. Koordynator kończy spotkanie w umówionym czasie.
  11. Po zakończeniu spotkania Koordynator sporządza protokół, w którym podsumowuje jego przebieg. Odnotowuje wszelkie sytuacje, które mogą być istotne z punktu widzenia projektu „Akcja Dyplomacja”. Ponadto koordynator wskazuje do trzech osób, które w jego ocenie swoim zaangażowaniem, przygotowaniem merytorycznym i kulturą osobistą pozytywnie wyróżniły się podczas spotkania. Wskazuje także osoby, których nieodpowiednie zachowanie przemawia za skreśleniem ich z listy uczestników projektu, należycie motywując swoją opinię.

§5

Gala finałowa projektu

  1. Zwieńczeniem danej edycji projektu „Akcja Dyplomacja” jest gala finałowa.
  2. Gala odbywa się po zakończeniu spotkań w placówkach dyplomatycznych.
  3. Do udziału w gali zapraszani są uczestnicy spotkań, których zaangażowanie, przygotowanie merytoryczne oraz kultura osobista zasługuje na wyróżnienie.
  4. Decyzję w sprawie listy uczestników gali podejmuje Organizator.
    Informuje zakwalifikowane osoby drogą mailową, nie później niż po trzech dniach od dnia ostatniego spotkania w placówce dyplomatycznej danej edycji projektu.
  5. Osoby zakwalifikowane zobowiązane są, pod rygorem skreślenia z listy uczestników, do potwierdzenia swojej obecności w terminie określonym przez Organizatora.

§6

Skreślenie z listy uczestników projektu

  1. Uczestnicy spotkań wskazani przez Koordynatorów ze względu na ich nieodpowiednie zachowanie mogą być skreśleni z listy uczestników projektu.
  2. Uczestnik jest skreślany, jeśli poważnie naruszył postanowienia niniejszego regulaminu lub w inny sposób naraził na znaczny uszczerbek interesy lub wizerunek Rzeczypospolitej Polskiej, SKN SZ lub projektu „Akcja Dyplomacja”.
  3. Decyzję o skreśleniu z listy podejmuje Organizator na wniosek Koordynatora spotkania.
  4. Osoby skreślone z listy uczestników tracą prawo uczestnictwa w kolejnych spotkaniach w ramach projektu “Akcja Dyplomacja” w tej oraz następnych jego edycjach.
  5. O skreśleniu z listy, jej skutkach oraz przyczynach osoba informowana jest niezwłocznie drogą mailową.
  6. Osoba ma prawo odwołać się od decyzji, przedstawiając stan faktyczny w sprawie
    i stosowne wyjaśnienia. Ostateczną decyzję o podtrzymaniu decyzji lub jej uchyleniu podejmuje Prezes Zarządu SKN SZ.

§7

Postanowienia końcowe

  1. Nad przestrzeganiem regulaminu czuwa Koordynator projektu „Akcja Dyplomacja”.
  2. Rozbieżności i spory związane ze stosowaniem lub interpretacją postanowień niniejszego regulaminu rozstrzyga Prezes Zarządu SKN SZ.
  3. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie decyzje podejmuje Prezes Zarządu SKN SZ, a w sprawach niecierpiących zwłoki, Koordynator projektu „Akcja Dyplomacja” lub Koordynator spotkania w danej placówce dyplomatycznej.
  4. Regulamin obowiązuje od 11.03.2018 r.
  5. Regulamin publikowany jest na stronie internetowej projektu, oraz jego fanpage’u na Facebooku.
  6. Regulamin może podlegać zmianom, które ogłaszane są publicznie.